Geschäftsprozesse automatisieren. Erst verstehen, dann bauen.

Warum viele Automatisierungsprojekte scheitern, bevor sie anfangen

23 Excel-Listen, drei Mitarbeitende pflegen sie parallel, niemand weiß, welche Version stimmt. So sieht es in vielen mittelständischen Unternehmen aus. Wer darauf eine Automatisierung setzt, automatisiert das Durcheinander.

Deshalb beginnen wir nicht mit einem Werkzeug, sondern mit einer Prozessanalyse.

Prozessanalyse: Wie der Ablauf heute wirklich läuft

Wir sprechen mit den Menschen, die den Prozess täglich machen. Wir halten fest, wo Daten entstehen, wo sie abgetippt werden und wo Arbeit liegen bleibt. Am Ende steht eine priorisierte Liste: was sich digitalisieren lässt, was sich automatisieren lässt und wo KI wirklich einen Unterschied macht. Bei den meisten Mittelständlern liegt der größere Hebel bei den ersten beiden.

Saubere Daten zuerst

Lieferanten, Kunden, Artikel: Stammdaten setzen über die Jahre Patina an. Eine Automatisierung ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Wir bereinigen die Datenbasis und legen fest, wer sie künftig pflegt. Darauf setzen wir die Oberflächen, die Ihre Fachbereiche brauchen.

Was sich typischerweise automatisieren lässt

• Auftragseingang: Bestellungen aus E-Mail und PDF erfassen statt abtippen.
• Daten zwischen Systemen: ERP, CRM, Excel und Fachanwendungen verbinden, statt Daten doppelt zu pflegen.
• Freigaben: Anträge, Prüfungen und Genehmigungen mit klaren Zuständigkeiten, ohne E-Mail-Pingpong.
• Berichte: Kennzahlen, die sich selbst aktualisieren, statt monatlicher Handarbeit.
• Service: Anfragen sortieren, zuordnen und nachverfolgen.

So gehen wir vor

1. 1.Prozess-Analyse: Workshop mit Prozess- und Fachverantwortlichen, Bewertung nach Digitalisierung, Automatisierung und KI.
2. 2.Konzeption: Vom Prozess zur sicheren Lösungsarchitektur, DSGVO und ISO 27001 von Anfang an.
3. 3.Umsetzung: In kurzen Sprints, mit regelmäßigen Abnahmen durch Ihre Fachbereiche.
4. 4.Einführung und Schulung: Integration in Ihre IT-Landschaft, enge Begleitung nach dem Start.
5. 5.Betrieb: Support nach vereinbarten Servicezeiten, Weiterentwicklung nach gemeinsamer Roadmap.

In Ihre vorhandenen Systeme, nicht daneben

Wir binden an die Systeme an, die Sie haben, ob ERP, Fachanwendung oder eine gewachsene Branchenlösung. Sie müssen nichts wegwerfen. Wie leicht ein Zugang gelingt, hängt vom System ab. Manche bieten saubere Schnittstellen, andere sind schwerer zu erreichen. Das klären wir früh, in der Prozessanalyse, bevor Sie investieren. Wird ein Zugang zu aufwendig, sagen wir das offen und zeigen Alternativen.

Aus unserer Praxis

Ein produzierender Betrieb, bislang kaum digitalisiert. Wir haben mit der kompletten Prozessanalyse begonnen: wie die Wertschöpfung heute wirklich läuft, vom Auftragseingang bis zum Service-Call. Darauf bauen wir Schritt für Schritt digitale und automatisierte Abläufe auf.

Häufige Fragen